Lembra daquela época que as pessoas viajavam com um mapa de papel enorme, amassado e, pior, desatualizado? Na maioria das vezes, ele até levava para o lugar certo, mas, no meio do caminho, um desvio ou uma rua nova deixava na mão.
Fazendo a analogia, se os mapas de papel foram substituídos por aplicativos que são rotas em tempo real, por que algumas empresas ainda dependem de planilhas?
Certamente, a planilha é uma ferramenta inovadora. Afinal, ela organiza dados, faz cálculos e, durante décadas, auxiliou diversas organizações. No entanto, quando o assunto é mundo corporativo atual, marcado por diversas reviravoltas, esse sistema vira uma bicicleta no meio de uma corrida de Fórmula 1.
Na prática, ela mostra o passado, talvez o presente de forma imediata, mas e o futuro? Ou seja, confiar apenas no uso de planilhas para decisões estratégicas é como tentar pilotar um avião com base em uma bússola dos anos 1990. Até pode levantar voo, mas e o pouso seguro em meio à tempestade?
Por que a planilha deixou de ser uma ferramenta estratégica?
A planilha deixou de ser uma ferramenta estratégica porque o contexto empresarial mudou. Sua utilização continua sendo útil para tarefas pontuais e análises simples, mas para as decisões estratégicas que precisam ser tomadas com agilidade, ela se mostra como um recurso defasado para oferecer tal visão.
Sem sombra de dúvidas, a planilha foi um recurso revolucionário. Voltando um pouco no tempo, a primeira planilha eletrônica, chamada VisiCalc, foi criada em 1979, por Dan Bricklin e Bob Frankston.
Embora o Excel, da Microsoft, seja amplamente conhecido, ele só foi lançado posteriormente, em 1985. A versão para Windows surgiu apenas dois anos depois, em 1987.
Ou seja, estamos falando de um recurso que já tem mais de 40 anos no mercado. E, se tem uma coisa que o mundo corporativo nos ensina é: o que é certeza hoje, amanhã pode não ser mais.
Obviamente, a planilha é uma ferramenta eficaz para apoiar a organização de dados e informações, no entanto, ela não é mais a melhor maneira de administrar uma empresa. No tópico abaixo te mostramos as principais razões que ajudam a confirmar essa afirmação.
Quais os principais motivos para abandonar as planilhas?
Abandonar as planilhas para decisões estratégicas não é uma questão de “modismo”, mas uma medida fundamental para garantir a prosperidade e eficiência do negócio.
Isso significa, na prática, investir em precisão, agilidade, segurança e capacidade analítica. Certamente, é uma transição que não envolve apenas modernizar as operações, mas garantir a competitividade em um mercado que não dá margem para erros e lentidão.
Contudo, sabemos que para alguns líderes e gestores, essa não é uma decisão fácil. Afinal, como abandonar um método tão antigo e, de certa forma, eficaz? Confira abaixo os principais motivos:
- Risco elevado de erros
Esse é, talvez, o motivo principal. Isso porque, planilhas são suscetíveis a erros humanos, que vão desde um simples erro de digitação de fórmulas até configurações mal executadas.
Ou seja, um único erro pode se alastrar e distorcer relatórios financeiros, projeções de vendas ou análises. Tal ação pode levar a prejuízos econômicos, perda de oportunidades e decisões baseadas em dados incorretos que impactam toda a cadeia de valor.
- Falta de visibilidade
Planilhas criam conjuntos de informações. Diante disso, cada setor ou, até mesmo, o usuário, pode ter sua própria versão. Na prática, isso gera dados desatualizados e inconsistentes, processos manuais que podem levar horas ou dias para compilar informações de diversas formas, o que dificulta o trabalho simultâneo da equipe.
- Dificuldade de escalabilidade
Conforme a organização cresce, naturalmente, aumenta-se o volume de dados e, rapidamente, as planilhas atingem o seu limite. Isso compromete a performance da empresa, que precisa executar um gerenciamento complexo de milhares de linhas e colunas.
- Risco de segurança
A segurança da informação é, na maioria das vezes, algo precário. Isso expõe a empresa a riscos, como dificuldade em gerenciar quem pode ver, editar ou compartilhar informações sensíveis. Além disso, é dificultado o rastreio de quem fez o quê, bem como é facilitado o envio de arquivos indevidamente.
- Ineficiência operacional
Embora as planilhas sejam de baixo custo na sua aquisição, o uso de extensivos gera gastos significativos, como o tempo em tarefas manuais, constante retrabalho e perda de oportunidades, já que a lentidão de processos e insights em tempo real impedem a empresa de reagir rapidamente as mudanças do mercado.
Os cinco exemplos apontados são as principais razões que a sua empresa deve abandonar o uso de planilhas para decisões estratégicas. É preciso enfatizar que esse recurso deve ser priorizado para fins de organização, mas não como parâmetro para guiar a empresa rumo novas abordagens.
Mas, talvez você possa estar se perguntando: se a planilha não é mais o recurso ideal para a minha empresa, o que eu devo aderir? A resposta você encontra no tópico abaixo.
O que buscar em uma ferramenta que substitua as planilhas na decisão estratégica?
Buscar uma ferramenta que substitua o uso de planilhas na decisão estratégica nada mais é do que procurar uma plataforma de Inteligência de Negócios (BI), Planejamento Financeiro e Análise (FP&A) ou módulos avançados de ERP.
Mais uma vez, é importante ressaltar que a decisão não deve ser tomada em achismos, mas em uma rigorosa avaliação de opções disponíveis. Ou seja, se pautar em características que não substituam somente as funções básicas da planilha, mas que adicionem capacidades que ela jamais poderia ofertar.
Confira alguns aspectos que precisam ser avaliados:
- Visão e integração de dados
Essa é a primeira e crucial característica que deve ser priorizada. É importante analisar se a opção em questão tem a capacidade de centralizar as informações de diversas fontes em um único local. Dica: esqueça os silos departamentais!
A ferramenta precisa se integrar com outros sistemas, oferecer uma fonte única de informações e, claro, proporcionar uma visão 360°.
- Análise preditiva e simulação de cenários
Para tomar uma decisão estratégica, é preciso olhar para o futuro. No entanto, como mencionamos ao longo do texto, as planilhas mostram o passado e o presente estático.
Por isso, verifique se a solução consegue criar modelos financeiros e operacionais complexos com facilidades, simular cenários considerando diferentes variáveis e, claro, utilizar dados históricos e algoritmos para prever tendências futuras.
- Automatização de processos
Liberar as equipes do retrabalho manual é, sem dúvidas, um dos principais benefícios. Para isso, o sistema deve automatizar a coleta e consolidação de dados, otimizar os fluxos de trabalho e validar informações automaticamente, a partir do uso de mecanismos que identifiquem e alertem sobre erros e inconsistências.
- Segurança e governança de dados
Sim, a segurança é um fator inegociável. Deste modo, a solução precisa ter controle de acesso, rastreabilidade e auditoria, a fim de registrar todas as alterações feitas, bem como ajudar a empresa a cumprir normas e regulamentações.
- Interface intuitiva
A ferramenta deve ser fácil de usar e transformar os dados em insights visuais. Sendo assim, o sistema precisa criar dashboards personalizáveis, com os KPIs (Key Performance Indicators) mais relevantes para a estratégia da empresa. Isso, além de ofertar relatórios flexíveis e customizados com agilidade, através de uma navegação simplificada.
São diversos pontos que precisam ser analisados, mas que garantem que a substituição do uso de planilhas traga resultados. Entretanto, sabemos que mudar o mindset da organização não é algo simples, já que estamos falando de uma ferramenta de conhecimento e uso amplo no mercado.
Por isso, ter o apoio de uma consultoria é indispensável.